Akuntansi
Cara Pindah dari Excel ke KONSYS: Urutan Impor Data yang Benar
Tim KONSYS.ID 4 menit baca
Hampir semua kontraktor yang mulai memakai software punya pertanyaan yang sama: “Data saya di Excel bagaimana?” Kabar baiknya, Anda tidak perlu mengetik ulang. File Excel atau CSV yang sudah ada bisa diimpor, dan kolomnya dicocokkan otomatis.
Kuncinya ada di urutan. Data saling bergantung: RAB butuh proyek, saldo awal butuh bagan akun, absensi butuh pekerja dan proyek. Ikuti urutan di bawah dan sebagian besar error tidak akan muncul.
1. Tentukan tanggal mulai
Pilih satu tanggal potong, biasanya akhir bulan atau akhir tahun buku, misalnya 31 Desember. Semua transaksi sebelum tanggal itu cukup diwakili oleh saldo awal. Transaksi sesudahnya dicatat langsung di KONSYS.
Dengan cara ini Anda tidak perlu memindahkan ribuan baris jurnal lama satu per satu.
2. Urutan impor yang disarankan
Di menu Sistem › Import & Export Data, jenis data sudah disusun sesuai urutan ini:
| Urutan | Jenis data | Isi utama |
|---|---|---|
| 1 | Bagan Akun (COA) | Kode, nama, dan tipe akun. Bisa dilewati bila memakai bagan akun standar kontraktor yang sudah tersedia. |
| 2 | Saldo Awal Akun | Neraca saldo per tanggal mulai; disimpan sebagai satu jurnal pembukaan yang harus seimbang. |
| 3 | Proyek | Kode & nama proyek, nilai kontrak, RAB, jadwal, parameter termin. |
| 4 | RAB / BoQ (Item WBS) | Item pekerjaan per proyek, volume, harga, bobot & jadwal Kurva S. |
| 5 | Supplier / Toko Bangunan | Daftar pemasok material dan jasa. |
| 6 | Master Pekerja / Tukang | Tukang, kenek, mandor lepas beserta upah harian. |
| 7 | Pengeluaran / Nota Historis | Opsional: riwayat nota proyek yang sedang berjalan. |
| 8 | Faktur Termin (Piutang) | Opsional: termin yang sudah ditagih dan status pelunasannya. |
| 9 | Riwayat Absensi | Opsional: absensi harian sebagai dasar rekap upah. |
Langkah 7–9 hanya perlu untuk proyek yang masih berjalan dan riwayatnya ingin terlihat di laporan proyek. Proyek yang sudah selesai cukup terwakili di saldo awal.
3. Langkah impor setiap jenis data
- 1Pilih jenis data, lalu unduh template-nya. Template berisi kolom yang dikenali, contoh isian, dan lembar petunjuk.
- 2Isi template, atau langsung pakai file Excel Anda sendiri. Nama kolom seperti “Tgl”, “Nama Barang”, atau “Debet” dikenali otomatis.
- 3Unggah file (.xlsx atau .csv, maksimal 5 MB dan 5.000 baris per file). Periksa pemetaan kolom yang disarankan sistem dan ubah bila perlu.
- 4Lihat pratinjau. Setiap baris divalidasi tanpa menyimpan apa pun, dan baris bermasalah ditandai beserta alasannya.
- 5Perbaiki baris yang error di file Excel, unggah ulang, lalu klik Simpan. Semua baris disimpan sekaligus; bila ada yang gagal, tidak ada yang tersimpan setengah jalan.
- 6Cek hasilnya di menu Riwayat Impor dan di halaman data terkait.
4. Data yang sudah ada: lewati atau perbarui
Untuk bagan akun, proyek, pemasok, dan pekerja ada pilihan “Jika data sudah ada”: lewati baris yang sudah ada, atau perbarui dengan isi file. Data dikenali dari kuncinya, misalnya kode akun, kode proyek, atau nama pemasok.
Jadi aman mengimpor ulang file yang sama setelah memperbaiki beberapa baris; data tidak akan dobel.
5. Pilihan penting untuk data keuangan
- Nota historis bisa diimpor sebagai menunggu verifikasi (default) atau langsung disetujui dan dibukukan. Pilihan kedua hanya untuk Owner dan Finance; pakai bila nota itu memang sudah diperiksa.
- Faktur termin yang sudah lunas bisa dibuatkan jurnal penerimaannya. Jangan centang bila penerimaan itu sudah terwakili di saldo awal, agar tidak tercatat dua kali.
- Saldo awal hanya dibuat satu kali per perusahaan. Jurnal saldo awal tambahan hanya bisa dibuat dengan pilihan khusus, misalnya untuk akun yang terlewat.
- Untuk RAB/BoQ ada pilihan menyamakan nilai RAB proyek dengan total item BoQ yang diimpor.
6. Kesalahan yang paling sering terjadi
- Saldo awal tidak seimbang: total debit harus sama dengan total kredit.
- Kode proyek di file RAB, nota, atau absensi tidak sama dengan kode proyek yang sudah diimpor.
- Format tanggal campur aduk: gunakan dd/mm/yyyy.
- Angka tersimpan sebagai teks dengan titik dan “Rp”: biasanya tetap terbaca, tetapi periksa pratinjaunya.
- Mengimpor jurnal bertahun-tahun ke belakang: cukup saldo awal per tanggal mulai.
Artikel ini bersifat edukasi umum dan bukan nasihat pajak atau akuntansi. Ketentuan dapat berubah; pastikan perlakuan untuk kasus Anda dengan konsultan pajak atau akuntan.
Pertanyaan seputar topik ini
Apakah harus memakai template?
Tidak wajib. File Excel Anda sendiri bisa diunggah; sistem mencocokkan nama kolom secara otomatis dan Anda bisa mengubah pemetaannya sebelum menyimpan. Template berguna bila Anda mulai dari nol.
Siapa yang bisa mengimpor data?
Owner, Finance, dan Project Manager. Impor nota langsung sebagai disetujui hanya untuk Owner dan Finance.
Bagaimana kalau salah impor?
Untuk data master, perbaiki file lalu impor ulang dengan pilihan “perbarui”. Untuk data keuangan yang sudah dibukukan, koreksi lewat fitur pembatalan atau jurnal penyesuaian sesuai kebijakan akuntansi perusahaan Anda.
Apakah tim KONSYS bisa membantu?
Bisa. Konsultasi setup dan pelatihan online sudah termasuk di semua paket, termasuk pendampingan memindahkan data awal dari Excel.
Artikel lainnya
Diskusikan Kebutuhan Keuangan & Kontrol Proyek Anda
Jadwalkan sesi konsultasi dan demo interaktif bersama tim KONSYS untuk alur kerja yang relevan dengan perusahaan Anda.