Pengadaan & Gudang
Pengadaan, Subkontraktor & Gudang dalam Satu Alur Procure-to-Pay
Setiap pembelian punya jejak: siapa yang meminta, siapa yang menyetujui, barang apa yang benar-benar diterima, dan tagihan mana yang dibayar. Tagihan pemasok dicocokkan otomatis dengan PO dan penerimaan barang sebelum menjadi hutang.
Paket Professional & Enterprise
- Pencocokan
- 3-way match PO × BPB × invoice
- Persediaan
- Rata-rata bergerak
- Subkon
- Retensi, uang muka, PPh 4(2)
Permintaan Pembelian (PR) → Purchase Order
PR dibuat per proyek (opsional per item WBS) dengan alur Draf → Diajukan → Disetujui manajemen. PO dibuat dari PR yang disetujui atau langsung, dengan penomoran otomatis PO/TAHUN/BULAN/URUT.
- PPN otomatis mengikuti status PKP pemasok
- Tujuan pengiriman: langsung ke site atau ke gudang
- Mandor juga bisa mengajukan kebutuhan material dari lapangan (via aplikasi atau WhatsApp) untuk diverifikasi terhadap sisa RAB
Penerimaan Barang (BPB) & Tagihan Pemasok
BPB mencatat barang yang benar-benar diterima. Barang ke site langsung menjadi biaya proyek; barang ke gudang menambah persediaan. Saat tagihan pemasok dicatat, sistem membandingkan harga PO × qty diterima terhadap invoice dengan toleransi yang bisa diatur.
- Status pencocokan: Sesuai, Dalam Toleransi, atau Tidak Sesuai
- Posting otomatis: D GRNI + D PPN Masukan / K Hutang Usaha; pembayaran: D Hutang Usaha / K Kas-Bank
- Umur hutang per pemasok untuk mengatur prioritas pembayaran
Subkontrak (SPK) dan opname subkon
Kontrak subkontraktor per proyek dengan retensi, uang muka, dan PPh Final 4(2) jasa konstruksi. Subkon mengajukan opname progres (klaim), disetujui, lalu dibayar sebagian atau penuh.
- Status SPK: Draf → Aktif → Selesai (PHO) → Ditutup (FHO)
- Tarif PPh 4(2) mengikuti kualifikasi usaha subkon di master pemasok
- Dokumen SPK, BA opname, dan bukti pembayaran dapat dicetak
Persediaan & gudang multi-lokasi
Saldo stok per gudang (pusat atau site) dengan metode rata-rata bergerak. Pengeluaran material ke proyek langsung membebani HPP proyek tersebut.
- Mutasi antar gudang/site, penyesuaian, dan stock opname
- Kartu stok per barang dengan saldo berjalan dan batas stok minimum
- Mutasi material antar proyek agar HPP tiap proyek akurat tanpa pembelian ganda
Master pemasok & subkontraktor
NPWP dan status PKP (menentukan PPN), rekening bank, termin pembayaran, kualifikasi usaha subkon (dasar PPh 4(2)), dan daftar hitam.
Seperti ini tampilannya di aplikasi
Bukan gambar mockup — ini antarmuka aplikasi yang sama, diisi data contoh. Silakan klik menu dan tab di dalamnya (dibuka di layar Purchase order).
Pertanyaan seputar Pengadaan, Subkon & Gudang
Apa itu 3-way match?
Pencocokan tiga dokumen: purchase order (harga & jumlah yang dipesan), bukti penerimaan barang (jumlah yang benar-benar datang), dan invoice pemasok. Selisih di luar toleransi ditandai sebelum tagihan diposting.
Apakah wajib memakai gudang?
Tidak. PO bisa dikirim langsung ke site sehingga penerimaan barang langsung menjadi biaya proyek. Modul gudang dipakai bila Anda menyimpan stok.
Bagaimana retensi subkon dicatat?
Persentase retensi ditetapkan di SPK. Setiap pembayaran opname dipotong retensi dan PPh 4(2) sesuai kualifikasi subkon.
Diskusikan Kebutuhan Keuangan & Kontrol Proyek Anda
Jadwalkan sesi konsultasi dan demo interaktif bersama tim KONSYS untuk alur kerja yang relevan dengan perusahaan Anda.