Lewati ke konten utama
KONSYS.ID

Operasional Lapangan

Nota Lapangan via WhatsApp: Foto Dibaca Otomatis, Dikonfirmasi, Lalu Diverifikasi Kantor

Tim lapangan tidak perlu memasang aplikasi baru. Mereka mengirim foto nota, absensi, atau laporan harian ke nomor WhatsApp bot perusahaan. Bot membalas dengan ringkasan untuk dikonfirmasi, dan kantor memverifikasi sebelum apa pun masuk buku besar.

Semua paket (Starter 1 nomor bot, Professional 3 nomor, Enterprise sesuai kontrak)

Konsultasikan KebutuhanKonsultasi via WhatsApp
Konfirmasi
1 Benar · 2 Ubah · 3 Batal
Template balasan
±45, 3 gaya bahasa
Retensi log
90 hari, nomor disamarkan

Alur nota: dari foto sampai jurnal

Anggota tim lapangan yang nomornya terdaftar di proyek (pelaksana, logistik, mandor) mengirim foto nota. Bot membalas "Foto diterima", membaca isi foto (nama toko, nomor & tanggal nota, rincian item, total, tunai/tempo), lalu mengirim ringkasan untuk dikonfirmasi.

  • Koreksi cukup dengan bahasa biasa (mis. "totalnya 2.535.000" atau "itu untuk proyek Ruko"); saat AI tidak aktif tersedia balasan cepat 1 simpan, 2 ubah, 3 batal
  • Bila foto tidak terbaca, bot meminta rincian diketik — foto tetap tersimpan
  • Nota masuk Antrean Verifikasi: finance membandingkan foto dengan data, mengoreksi, menolak dengan alasan, atau menyetujui
  • Saat disetujui, jurnal diposting otomatis: tunai ke kas, tempo menjadi hutang usaha

Bukan hanya nota

Bot memahami laporan harian lapangan dalam bahasa sehari-hari.

  • Absensi teks ("absen 8 tukang 3 kenek", "semua hadir kecuali Budi") atau foto daftar hadir yang dibaca lalu dikonfirmasi
  • Laporan harian & kendala lapangan masuk Site Diary; foto progres tersimpan untuk opname
  • Material masuk, pengajuan material, mutasi material, kasbon & lembur, sewa alat, biaya operasional
  • Voice note ditranskripsi lalu diproses
  • Cek ringkasan anggaran proyek ("cek saldo") hanya untuk pengguna berwenang

Guardrail yang disengaja

Persetujuan dan pencairan dana tidak pernah bisa dilakukan lewat chat — bot selalu menolak dan mengarahkan ke aplikasi. Nomor yang belum terdaftar tidak diproses. Pengirim dapat mengetik "admin" untuk dialihkan ke petugas kantor; balasan otomatis dijeda sementara.

Bot yang bisa disesuaikan per perusahaan

Setiap perusahaan memiliki nomor bot sendiri yang ditautkan lewat menu Perangkat Tertaut di WhatsApp (pindai QR dari halaman pengaturan).

  • Persona & gaya bahasa: Formal, Semi-formal, atau Santai; emoji bisa dimatikan
  • Jam operasional: di luar jam kerja laporan tetap dicatat, atau hanya dibalas
  • ±45 template balasan dengan variabel yang divalidasi dan pratinjau langsung
  • Jawaban kata kunci/FAQ dan daftar akses tim lapangan per proyek
  • Log percakapan dengan nomor disamarkan; isi nota hasil pembacaan foto tidak disimpan di log

Seperti ini tampilannya di aplikasi

Bukan gambar mockup — ini antarmuka aplikasi yang sama, diisi data contoh. Silakan klik menu dan tab di dalamnya (dibuka di layar Antrean verifikasi nota).

Asisten KONSYS
percakapan contoh dengan mandor
Selamat sore
16.40
Selamat sore, Pak Anto. Saya Asisten KONSYS, asisten lapangan CV Bangun Contoh. Silakan kirim laporan proyek seperti biasa, atau balas menu untuk melihat layanan yang tersedia.
16.40
nota semen pasir ruko merdeka
16.41
Foto diterima. Mohon tunggu sebentar, isinya sedang saya baca.
16.41
📋 Konfirmasi Nota Belanja ────────────── Proyek : Ruko 3 Lantai Jl. Merdeka (RKM) Toko : TB Sumber Rejeki No. nota : 0457 Tanggal : 14/10/2026 Rincian (2 item): 1. Semen Tiga Roda 40kg — 60 sak — Rp 3.900.000 2. Pasir pasang — 2 rit — Rp 3.700.000 Total : Rp 7.600.000 Pembayaran : Tunai ────────────── Apakah data di atas sudah benar? Balas 1 Benar • 2 Ubah • 3 Batal
16.42
1
16.42
✅ Terima kasih, Pak Anto. Nota TB Sumber Rejeki senilai Rp 7.600.000 untuk proyek Ruko 3 Lantai Jl. Merdeka (RKM) sudah tersimpan dan masuk antrean verifikasi kantor.
16.42
absen 8 tukang 3 kenek
16.45
✅ Absensi proyek Ruko 3 Lantai Jl. Merdeka (RKM) hari ini sudah dicatat. Tukang: 8 orang Kenek: 3 orang Upah dihitung otomatis sesuai tarif masing-masing pekerja.
16.45

Teks balasan di samping adalah template default aplikasi

Gaya bahasa Semi-formal (disarankan). Setiap kalimat bisa disesuaikan per perusahaan di menu Pengaturan Bot WhatsApp → Template Balasan, lengkap dengan pratinjau langsung.

Pertanyaan seputar Nota WhatsApp + AI

Apakah tim lapangan perlu memasang aplikasi?

Tidak. Mereka memakai WhatsApp yang sudah ada di ponselnya. Kantor cukup mendaftarkan nomornya ke proyek.

Bagaimana jika AI salah membaca tulisan tangan?

Karena itu ada dua lapis pemeriksaan: pengirim mengonfirmasi atau mengoreksi ringkasan di chat, lalu finance memeriksa foto asli di antrean verifikasi sebelum menyetujui. Nota tidak masuk jurnal tanpa persetujuan.

Nomor WhatsApp apa yang dipakai bot?

Nomor khusus milik perusahaan Anda (disarankan nomor kantor terpisah), ditautkan ke sistem seperti menautkan WhatsApp Web. Jumlah nomor bot mengikuti paket.

Bisakah bot dipakai untuk menyetujui pembayaran?

Tidak. Ini disengaja sebagai pengaman: persetujuan dan pencairan dana hanya dapat dilakukan di aplikasi oleh peran yang berwenang.

Fitur terkait

Lihat juga semua fitur, harga paket, dan keamanan data.

Diskusikan Kebutuhan Keuangan & Kontrol Proyek Anda

Jadwalkan sesi konsultasi dan demo interaktif bersama tim KONSYS untuk alur kerja yang relevan dengan perusahaan Anda.

Konsultasikan KebutuhanKonsultasi via WhatsApp