Cara Mengelola Nota Belanja Mandor agar Biaya Proyek Tidak Bocor

1. Catat panjar per pemegang

Setiap uang yang diberikan ke lapangan dicatat atas nama pemegangnya. Dengan begitu kantor selalu tahu berapa uang perusahaan yang masih berada di tangan masing-masing mandor dan berapa yang sudah dipertanggungjawabkan.

2. Laporkan nota saat itu juga

Semakin lama jeda antara belanja dan pelaporan, semakin besar kemungkinan nota hilang atau lupa. Minta mandor memotret nota dan mengirimkannya segera setelah belanja, beserta proyek tujuannya.

WhatsApp adalah saluran yang paling realistis karena sudah dipakai setiap mandor. Tidak perlu memasang aplikasi baru atau mengingat kata sandi.

3. Pisahkan pelaporan dan persetujuan

Nota yang masuk jangan langsung menjadi biaya. Masukkan ke antrean verifikasi di kantor: finance mencocokkan foto nota, nominal, dan proyek tujuan, lalu menyetujui atau menolak dengan alasan. Hanya nota yang disetujui yang dicatat sebagai biaya proyek dan memotong panjar.

4. Tetapkan aturan yang jelas

• Batas nilai belanja yang boleh tanpa persetujuan lebih dulu.
• Batas waktu pelaporan nota, misalnya di hari yang sama.
• Jenis belanja yang boleh dan tidak boleh memakai panjar.
• Kewajiban mengembalikan atau memperhitungkan sisa panjar di akhir periode.

5. Tinjau setiap minggu

Bandingkan biaya lapangan per proyek dengan anggarannya setiap minggu. Pola yang aneh — nota dengan nominal bulat berulang, toko yang sama dengan harga berbeda, atau belanja di luar jam kerja — lebih mudah terlihat bila data rapi dan tepat waktu.